Tips Mengatasi Karyawan yang Suka Overlap

           Overlap adalah istilah praktis yang tumbuh dalam pergaulan kerja sehari-hari. Overlap berarti melampaui kewenangan. Jadi karyawan yang suka overlap adalah karyawan yang suka bertindak melampaui kewenangan jabatannya. Dia bertindak terlalu jauh dari kewajiban kerja yang sebenarnya, namun justru tidak efektif. Hasilnya dapat tumpang tindih dengan kewenangan yang dimiliki oleh orang lain. itulah sebabnya mengapa di dalam perusahaan, overlap itu menjadi hal yang tidak tabu untuk dilakukan karena berpotensi menimbulkan konflik internal yang merugikan.

Apa penyebab overlap itu? Ada beberapa sebab yang sangat lazim, yaitu:

  1. Karyawan tidak memahami dengan baik job description-nya sehingga salah menerjemahkan apa yang tertulis di dalamnya. Inilah yang terjadi pada kasus di atas.
  2. Karyawan sebenarnya paham dengan baik job description-nya namun dia trlalu kreatif dan memiliki energi yang terlalu berlebihan. Dia tidak sabar melihat rekannya bekerja, kemudian membantu. Namun yang terjadi justru overlap. Contoh, seorang sales memiliki prestasi yang kurang baik. Ada seorang staf yang merasa dapat membantu penjualan. Dia kemudian menghubungi sales tersebut dan menawarkan bantuan. Tentu saja sang sales senang bukan kepalang. Celakanya, pada saat negosiasi dengan pembeli, staf ini mengambil keputusan sendiri untuk memberi diskon besar. Padahal, pemberian diskon merupakan wewenang sales tersebut. Jadi, seharusnya kalau ingin memberi diskon, dia harus menguhubungi sales itu terlebih dahulu karena ia yang memutuskan berapa diskon yang layak diberikan. Bukan malah membuat keputusan sendiri.
  3. Karyawan yang kurang kerjaan. Sebenarnya pekerjaannya sendiri banyak, belum selesai dikerjakan. Namun, dia suka melihat pekerjaan teman-temannya dan tanpa permisi langsung membantu pekerjaan temannya. Celakanya, bantuan yang diberikan itu justru berakibat fatal. Contoh, seorang satpam melihat supir yang kelelahan. Dia melihat ban mobil sudah tipis. Kemudian, dia mengganti ban tersebut dengan ban cadangan. Ketika mobil digunakan, ban meletus sehingga mobil tergelincir masuk selokan. Setelah diusut ternyata ban yang dipakai tidak layak karena sudah rusak. Satpam tidak tahu kalau ban tersebut rusak jadi ia asal pasang saja tanpa memberitahu atau meminta izin kepada sang supir. Akibat dari tindakannya ini, mobil mengalami kecelakaan.
  4. Pemimpin memerintahkan overlap. Kewenangan seorang manajer hanya melakukan evaluasi sampai level paling rendah, level staf. Tapi, pimpinan ini tahu bahwa para manajernya tidak berkompeten. Dia justru menugaskan karyawan lain untuk melakukan evaluasi kerja. terjadilah overlap sempurna karena diperintahkan langsung oleh pimpinan. Celakanya, kinerja karyawan ini menjadi tidak profesional dan dia bisa terkena sanksi karena ketidakprofesionalannya tersebut. Pimpinan bisa seenaknya sendiri cuci tangan karena perintah tidak tertulis. Cara ini masih banyak diterapkan oleh owner atau pimpinan perusahaan yang menerapkan sistem perintah secara lisan untuk mengelola perusahaannya.

Bagaimana cara mengatasi dan menangani masalah ini? Berikut cara mengatasi dan menangi masalah tersebut;

  1. Susunlah job description yang lengkap, meliputi definisi jabatan, fungsi jabatan, posisi dalam struktur organisasi, tugas pokok, wewenang, tanggung jawab, dan ketentuan jabatan. Jadi tidak hanya berupa poin-poin tugas pokok saja.
  2. Setelah job description tersusun sempurna, lakukan pelatihan secara berkala kepada pimpinan dan karyawa. Ingat, pimpinan juga perlu dilatih. Sebab banyak pula pemimpin yang justru menjadi biang keladi overlap. Pimpinan yang tidak memahami job description anak buahnya cenderung suka memberi perintah yang hasilnya overlap. Pelatihan ini harus dilakukan secara berkala, misalnya 3 bulan sekali untuk karyawan baru dan freshment 6 bulan sekali untuk karyawan lama.
  3. Susunlah Standar Operating Procedure (SOP) yang disusun khusus untuk perusahaan Anda, bukan copy paste dari SOP milik perusahaan lain. Jika sudah ada SOP untuk masing-masing peekrjaan, kemungkinan terjadinya overlap dapat diminimalisir.

Bagi Anda calon karyawan atau Anda yang berstatus karyawan, hindarilah overlap ini dengan cara mempelajari dan memahami sebaik-baiknya job description Anda. Jika merasa belum jelas, silakan lakukan konsultasi dengan atasan Anda atau bagian HRD. Jangan coba-coba melakukan peekrjaan milik orang lain yang tidak Anda sadari justru dapat merugikan diri Anda sendiri dan perusahaan. Lakukan saja pekerjaan Anda secara profesional.

 

 

 

Artikel dapat dilihat di https://ardanakonsultan.com/uncategorized/tips-mengatasi-k…ang-suka-overlap/