Model Perubahan Organisasi

Penting dan relevan untuk menekankan bahwa pengembangan organisasi merupakan upaya meningkatkan kemampuan organisasi berdasarkan perspektif waktu jangka panjang yang terdiri dari serangkaian pertahapan dengan penekanan pada hubungan antar individu, kelompok, dan organisasi sebagai keseluruhan. Pengembangan organisasi adalah aplikasi pendekatan kesisteman terhadap hubungan fungsional, struktural, teknikal, dan personal dalam organisasi. Program-program pengembangan organisasi dengan demikian didasari oleh analisis yang sistematis dari berbagai masalah yang dihadapi disertai oleh keterlibatan aktif manajemen puncak dalam mewujudkan prubahan yang diinginkan. Keseluruhannya diarahkan pada peningkatan efektifitas organisasi sebagai suatu sistem melalui penerapan nilai-nilai dan teknik-teknik pengembangan organisasi.

Pengembangan organisasi akan membuahkan hasil yang diharapkan apabila para agen perubahan mampu melaksanakan tugasnya dengan baik. Seperti telah ditekankan kepada para pelaku tersebut dapat berasal dari dalam organisasi itu sendiri, akan tetapi tidak pula dengan memanfaatkan tenaga-tenaga konsultan yang secara profesional membantu organisasi pengguna memecahkan berbagai masalah yang dihadapinya.

Para agen pengubah tersebut pada umumnya melakukan 8 (delapan) tahapan kegaiatan, yaitu:

  1. Menumbuhkan kesadaran bahwa suatu bentuk perubahan perlu dilakukan
  2. Masuk dalam organisasi untuk melakukan intervensi tertentu
  3. Menumbuhkan hubungan fungsional dengan kliennya
  4. Diagnosis masalah-masalah spesifik
  5. Intervensi dengan menggunakan teknik-teknik pengembangan organisasi
  6. Memantau, melakukan evaluasi, dan memantapkan perubahan
  7. Mengakhiri hubungannya selaku konsultan dengan kliennya

Mendahului pelaksanaan suatu perubahan, diperlukan persepsi dalam organisasi bahwa organisasi akan menghadapi berbagai masalah apabila perubahan tersebut tidak dilakukan. Persepsi itulah yang akan menjadi kerangka acuan utama seorang agen pengubah karena apa pun yang dikerjakannya kemudian adalah dalam rangka pemecahan masalah yang sedang dihadapi oleh klien menurut pendangan klien tersebut, bukan menurut pandangan konsultan yang bersangkutan. Bentuk kesadaran tersebut dapat berupa persepsi bahwa organisasi berada pada kondisi ketidakseimbangan atau memerlukan perbaikan. Ketidakseimbangan dimaksud dapat merupakan akibat berbagai faktor, seperti:

  1. Pertumbuhan pesat yang dialami oleh organisasi
  2. Kemunduran dalam berbagai kegiatan organisasi
  3. Perubahan dalam bentuk, jenis, dan intensitas persaingan
  4. Perubahan karena perkembangan dan penerapan teknologi
  5. Perubahan dalam peraturan perundang-undangan dan kebijakasanaan pemerintah
  6. Perubahan sosial di masyarakar luas
  7. Perubahan politik negara di mana organisasi bergerak

Persepsi tentang perlunya perubahan harus berwujud dalam kebutuhan yang benar-benar dirasakan karena hanya dalam kondisi seperti inilah para anggota organisasi dapat diyakinkan bahwa dalam upaya mencapai suatu tujuan dan berbagai sasaran organisasi diperlukan cara kerja baru, metode kerja baru, inovasi dan bahkan startegi serta visi yang baru.

Konsultan yang diharapkan berperan secara efektif selaku pengubah dapat berasal dari dalam organisasi itu sendiri atau dapat disebut dengan konsultan internal, tetapi dapat pula berasal dari luar organisasi atau konsultan eksternal yang jasa-jasanya dapat digunakan oleh organisasi membantu manajemen melakukan berbagai jenis intervensi yang diperlukan. Konsultan harus diberikan jaminan bahwa mereka memiliki akses yang seluas-luasnya untuk memasuki semua bagian organisasi, karena hanya dengan ini mereka akan mengenal organisasi secara tepat, termasuk memahami permasalahan yyang diduga dihadapi oleh organisasi tersebut. Dengan jaminan ini, konsultan dapat memutuskan bentuk keterlibatannya dalam memecahkan masalah yang dihadapi oleh kliennya.

Jika manajemen sudah menyadari bahwa perubahan organisasional harus terjadi dan keputusan menggunakan konsultan tertentu telah diambil, segera timbul kebutuhan untuk menentukan sifat hubungan antara konsultan dengan kliennya dan sifat hubungan tersebut harus berlandaskan prinsip kerahasiaan. Menumbuhkan hubungan mencakup kerangka acuan kerja konsultan, masa kerja, biaya yang harus dipikul oleh klien, hasil pekerjaan yang diharapkan dari konsultan, alasannya untuk:

  1. Mencegah timbulnya konflik di kemudian hari
  2. Mempertegas apa yang diharapkan oleh satu pihak dari pihak yang lain
  3. Kesepakatan tentang cara penyelesaian perbedaan pendapat mengenai semua segi hubungan kerja kedua belah pihak seandainya perbedaan pendapat itu timbul.

Pada tahap ini konsultan berupaya untuk menciptakan pola komunikasi yang efektif dan terbuka dengan kleinnya. Suansana paling mempercayai dan iklim kebersamaan dalam tanggung jawab antara konsultan dan kliennya pula ditumbuhkan. Guna mencegah salah pengertian salah pengertian di masa depan, berbagai hal yang menyangkut tanggung jawab masing-masing pihak harus dipertegas, demikian juga mengenai imbalan dan sasaran yang harus dicapai perlu disepakati sehingga para agen pengubah benar-benar dapat mengkonsentrasikan penggunaan pikiran, waktu, tenaga, dan keahliannya dalam menyelenggarakan fungsinya secara efektif.

Untuk memperoleh gambaran yang tepat mengenai organisasi dengan berbagai aspeknya, konsultan perlu mengumpulkan informasi sebanyak dan selengkap mungkin, termasuk informasi mengenai fakta-faktaa yang mengakibatkan timbulnya ketidakseimbangan dalam organisasi. Akses untuk mendapatkan informasi harus terbuka lebar untuk konsultan. Manajemen tidak diperbolehkan untuk membatasi akses, karena konsultan bisa saja berpendapat bahwa data-data tertentu masih perlu untuk dilengkapi dengan data lainnya. Konsultan juga dapat menggunakan berbagai cara dan teknik pengumpulan data seperti melalui wawancara dan penyebarluasan kuesioner.

Seorang konsultan yang bona fide akan selalu mempertanyakan diagnosisi kliennya mengenai masalah yang sedang dihadapi. Mempertanyakan diagnosis klien tersebut sama sekali bukan karena konsultan meragukan kemampuan klien melaksanakan tugas, akan tetapi karena cara pandang yang tidak mustahil di warnai oleh subyektivitas. Untuk melakukan diagnosis yang tepat diperlukan cara berpikir yang rasional dan objektif, serta sedapat mungkin bebas dari keterikatan emosial. Oleh karena itu, setelah konsultan mengumpulkan seluruh informasi yang relevan, konsultan bersama klien menganalisis data yang telah terkumpul dan apabila dilakukan dengan tepat, maka akan menghasilkan identifikasi wilayah permasalahan dan menemukan hubungan kausal yang bersifat kritis. Diagnosis yang tepat sangat penting disoroti dari paling sedikit 2 (dua) sudut pandang.

Pertama, agar ditemukan sumber penyakit yang diderita dan tidak hanya mengenali gajala-gejalanya yang segera tampak. Jika hak itu yang terjadi, terapi yang digunakan pun hanya akan mengobati gejala-gejala tersebut, yang mungkin saja menghilangkan ketidakseimbangan yang terjadi untuk sementara waktu, tetapi timbul lagi di masa depan, bahkan mungkin dalam bentuk yang lebih gawat. Kedua, diagnosis yang lemah, tidak tepat, dan salah dapat menjurus ke arah perubahan yang harus dibayar dengan biaya yang tinggi, tetapi tidak efektif.

Oleh karena itu, tahap diagnosis harus berhasil menentukan hakikat permasalahan yang dihadapi untuk dipecahkan dan mengidentifikasikan faktor-fajtor penyebabnya yang pada giliranya akan meletakkan dasar yang kokoh bagi penentuan startegi dan teknik perubahan yang paling tepat.Tahap diagnosis yang dilakukan dengan baik akan memberikan petunjuk mengenai berbagai bentuk intervensi, kegiatan atau perubahan yang membuahkan pemecahan berbagai permasalah dan peningkatan efektivitas organisasi.

 

 

 

Artikel dapat dilihat di https://ardanakonsultan.com/artikel/model-perubahan-organisasi/