Mengelola Proses Perubahaan (Change Management)

            Change atau perubahan terjadi setiap saat, termasuk di suatu organisasi. Perubahan tersebut perlu dikelola secara efektif. Pengelolaan perubahan dapat dilihat dari dua perspektif. Dari perspektif yang melakukan dan dari perspektif yang menerima perubahan tersebut. Dalam organisasi, praktisi Manajemen Sumber Daya Manusia termasuk yang sering melakukan perubahan. Karena itu, sebagai pelaku perubahan, praktisi Manajemen Sumber Daya Manusia harus memahami dan memiliki kompetensi mengelola perubahan dengan baik. Setiap perubahan harus jelas target, maksud, dan hasil yang diharapkan. Perubahan dilakukan dengan melibatkan agen perubahan (change agent). Perubahan atau transformasi organisasi memiliki konsekuensi biaya, oleh karena itu harus direncanakan dan diterapkan dengan baik dan matang.

            Perubahan merupakan suatu proses baik pendek maupun panjang. Manajemen perubahan yang menjadi ruang lingkup fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia, fokus kepada perubahan perilaku anggota organisasi. Karena itu, penting sekali untuk mendapatkan rasional yang kuat terkait menfaat perubahan terhadap masing-masing pemangku kepentingan.

            Pada Manajemen Sumber Daya Manusia, ukuran keberhasilan perubahan dapat dilihat dari berbagai indikator, yaitu dengan membandingkan antara hasil yang diharapkan dengan yang terjadi. Namun, indikator yang biasa dipakai adalah tingkat kepuasan dan keterlekatan kerja, kenaikan produktivitas, dan/atau penurunan turnover. Upaya untuk mendapatkan hasil terbaik dari setiap indikator tersebut haru direncanakan dengan baik sejak awal. Perlu perencanaan yang baik menegnai bagaimana sosialisasi atau komunikasi perubahan akan disampaikan, bentuk pelatihan atau pendidikan yang diperlukan, program reward & punichment, dan lain sebagainya.

            Change Management atau Manajemen Perubahan adalah proses pendekatan secara terstruktur dalam menangani transisi dari suatu kondisi menuju kondisi lain yang diinginlan. Proses Change Management diperlukan saat melakukan kegiatan memperbaiki kinerja bisnis atau organisasi, misalnya menerapkan cara kerja baru. Prosesnya dapat secara top-down atau bottom-up.

             Model Change Management yang umum dikenal adalah milik Kurt Lewin’s Change Model. Model ini dilakukan melalui 3 (tiga) langkah:

  1. Unfreezing yang berarti norma, proses, atau perilaku yang biasa dilakukan harus siap untuk mengalami perubahan. Pada langkah ini perlu dibangun kesadaran akan perlunya perubahan bagi organisasi dan manfaatnya untuk pmangku kepentingan secara jangka pendek maupun jangka panjang.
  2. Changing bermakna bahwa perubahan sudah harus dilakukan atau diterapkan. Realitas perubahan tidak dapat ditolak lagi. Penolakan terhadap perubahan adalah sesuatu yang lumrah terjadi, yang tidak dapat diterima adalah jika penolakan masih saja berlangsung walaupun sebagaian besar pemangku kepentingan sudah menerimanya.
  3. Refreezing merupakan tahapan akhir. Pada tahap ini perubahan sudah melekat, sudah sepenuhnya harus diterapkan, dan sudah menjadi bagian dari proses bisnis organisasi dan tertanam di budaya organsiasi. Program punishment atau disinsetif harus secara konsekwen diterapkan dan pastikan tidak ada satupun yang mencoba-coba kembali ke cara lama.

             Di era ini organisasi dituntut untuk melakukan perubahan-perubahan atau melakukan trasnformasi organisasi agar dapat bertahan ditengan persaingan yang ketak. Setiap organisasi harus terus tumbuh dalam jangka panjang dengan memberikan nilai bagi semua pemangku kepentingan. Untuk dapat berthan dan bertumbuh organisasi harus dapat beradaptasi dengan lingkungannya. Perubahan lingkungan tersebut dapat berupa pasar (konsumen), politik, ekonomi, maupun teknologi. Dalam keadaan seperti itu, organisasi tidak dapat beradaptasi hanya dengan melakukan perbaikan bertahap, inovasi, dan reengineering. Untuk dapat bertahan terus tumbuh, perusahaan harus melakukan transformasi.

           Dalam proses perubahan atau transformasi, terdapat beberapa peran;

  1. Agen Perubahan (Change Agent), yaitu individu-individu yang memiliki kemampuan sebagai pelapor dan motivator perubahan dalam organisasi.
  2. Manajer Perubahan (Change Manager), yaitu individu yang memiliki kapabilitas khusus dalam membuat rencana, mengorganisir dan mengimplementasikan perubahan.
  3. Fasilitator Perubahan (Change Facilitator), yaitu individu-individu yang tersebar di semua level organisasi dan secara aktif mendukung agen perubahan dan manajer perubahan.
  4. Penghalang Perubahan (Change Buffer), yaitu pihak-pihak yang secara pasif menentang perubahan, dikarenakan merasa enggan atau cukup puas dengan kondisi yang ada.
  5. Penentang Perubahan (Change Resistor), yaitu individu-invidiu yang secara aktif dan terang-terangan menentang perubahan.

           Proses Change Management membtuhkan leadership dan kompetensi di bidang project management. Leader dalam hal ini berperran untuk selalu memotivasi semua pemangku kepentingan, mendukung, dan menerima perubahan. Change Management juga bertujuas memastikan bahwa semua sumber daya dan proses perubahan tersedia sesuai dengan kebutuhan. Proses perubahan ini dievaluasi secara berkala, dengan indikator yang sudah ditentukan sebelumnya, dimana evaluasi ini membantu mengetahui sejauh mana perkembangan perubahan yang diharapkan telah terjadi.

           Dukungan juga perlu didapat dari semua pihak yang terdampak oleh perubahan. Terdapat 3 (tiga) tingkatan tanggapan para pihak tersebut, yaitu:

  • Committed – berpartisipasi dengan sadar tanpa terpaksa di semua tahapan aktifitas dan ikut mendorong yang lainnya untuk juga ikut berpartisipasi.
  • Compliant – berpartisipasi terbatas sesuai dengan instruksi atau perintah.
  • Resistant – bersikap menentang atau menolak dengan tidak mau bekerja sama memberikan informasi, memperlambat proses, bahkan berusaha menghentikan kegiatan. Dilevel resistant yang lebih rendah (Passive Resistant), mereka ikut terlibat namun di setiap kesempatan selalu mencoba untuk menggagalkan program.

 

 

 

Artikel dapat dilihat di https://ardanakonsultan.com/artikel/mengelola-proses…hange-management/