Menerjemahkan Rencana Ke dalam Tindakan Bagi Eksekutif

Ketika menerjemahkan rencana ke dalam tindakan, seorang eksekutif harus mengutamakan perhatiannya pada pengambilan keputusan, komunikasi, peluang (sebaliknya dari masalah), dan rapat.

  1. Bertanggung jawab terhadap keputusan

Sebuah keputusan belum akan dibuat sampai orang mengetahui:

  • Nama orang yang dapat dipercaya untuk melaksanakannya
  • Batas waktu
  • Nama orang yang akan terkena dampak dari keputusan dan oleh karenany, mereka harus mengetahui, mengerti, dan menyetujui keputusan itu (atau setidaknya tidak terlalu menentang keputusan)
  • Nama orang yang harus diberitahu perihal keputusan itu, bahkan walaupun mereka tidak terkena pengaruhnya secara langsung

Banyak sekali keputusan organisasional yang mendapatkan masalah karena dasar-dasar ini tidak dipikirkan. Hal lain yang juga penting adalah meninjau kembali keputusan secara periodik karena hal ini membuat organisasi lebih berhati-hati. Dengan cara ini, keputusan buruk dapat diperbaiki sebelum keputusan itu menimbulkan kerusakan. Peninjauan kembali ini dapat mencakup segalanya, mulai hasil sampai pada asumsi yang melatarbelakangi suatu keputusan.

Pengajuan ulang semacam ini sangat diperlukan terutama untuk keputusan yang paling penting dan paling rumit, yaitu keputusan untuk mempekerjakan atau mempromosikan orang. Peninjauan ulang sistematik suatu keputusan juga dapat menjadi alat ampun dalam pengembangan diri. Memeriksa hasil suatu keputusan terhadap ekspektasinya akan memperlihatkan apa saja kekuatan mereka, di mana mereka harus meningkatkan diri, di mana pengetahuan atau infromasi yang kurang dikuasai. Tindakan ini juga menunjukkan bias dari keputusan yang dibuat.

  1. Bertanggung jawab atas komunikasi

Eksekutif yang efektif memastikan bahwa rencana tindakan dan kebutuhan informasi mereka dapat dipahami. Secara spesifik ini berarti bahwa mereka membagikan rencana mereka pada kolega dan memint komentar dari semua koleganya. Aliran informasi dari bawahan ke atasan biasanya adalah informasi yang mendapatkan perhatian terbesar. Tetapi eksekutif harus memberi perhatian yang sama pada kebutuhan informasi rekan kerja dan atasan.

  1. Fokus pada peluang

Eksekutif yang baik berfokus pada peluang alih-alih masalah. masalah harus diatasi, tentunya; masalah tidak boleh disembunyikan. Tetapi seberapa pun diperlukannya, pemecahan masalah tidak memberikan hasil. Pemecahan masalah mencegah kerusakan. Menggali peluang akan memberikan hasil.

Yang terpenting, eksekutif yang efektif memperlakukan perubahan sebagai peluang, bukan ancaman. Secara sistematik mereka melihat pada perubahan, di dalam dan di luar perusahaan. Secara khusus, eksekutif harus memindai ke tujuh situasi di bawah ini bagi munculnya peluang;

  • Kesukesan atau kegagalan tak terduga dalam perusahaan mereka sendiri, perusahaan pesaing atau dalam industri
  • Kekosongan antara apa yang terjadi dan yang dapat terjadi dalam pasar, proses, produk atau jasa
  • Inovasi dalam proses, produk dan jasa, baik di dalam atau di luar perusahaan atau industri
  • Perubahan struktur industri dan struktur pasar
  • Demografi
  • Perubahan kerangka pikir, nilai-nilai, persepsi, suasana hati atau arti
  • Pengetahuan atau teknologi baru
  1. Membuat rapat menjadi produktif

Kunci dalam menjalankan rapat yang efektif adalah dengan memutuskan terlebih dulu jenis rapat yang akan dilaksanakan. Jenis rapat yang berbeda akan memerlukan persiapan dan memberikan hasil yang berbeda pula:

  • Rapat persiapan untuk memberikan pernyataan, pengumuman, atau keterangan pers. Agar rapat ini produktif, salah satu anggota harus meyiapkan draft terlebih dulu. Pada akhir rapat, anggota yang telah ditunju harus bertanggung jawab untuk membuat dan mendistribuskan notulen.
  • Rapat membuat pengumuman – misalnya pengumuman tentang perubahan organisasional. Rapat ini harus dibatasi hanya pada pengumuman dan diskusi tentang hal tersebut.
  • Rapat pelaporan dari salah satu anggota. Tidak ada hal lain selain hanya laporan itu yang harus didiskusikan.
  • Rapat pelaporan dari beberapa atau semua anggota. Bisa saja tidak ada yang didiskusikan sama sekali atau diskusi harus dibatasi pada bentuk pertanyaan klarifikasi. Sebagai alternatif, selalu ada diskusi singkat untuk setiap laporan di mana semua peserta dapat mengajukan pertanyaan. Jika bentuk ini yang dipilih, maka data yang akan didiskusikan harus didistribusikan pada semua peserta sebelum rapat dimulai. Pada rapat jenis ini, sebelumnya tiap-tiap laporan harus dibatasi waktunya – misalnya, 15 menit.
  • Rapat penyampaian informasi eksekutif. Eksekutif harus mendengarkan dan mengajukan pertanyaan. Ia harus menyampaikan tetapi tidak menyampaikan presentasi.
  • Rapat yang fungsi satu-satunya adalah mengizinkan peserta untuk berada ditengah kehadiran eksekutif.

Membuat agar suatu rapat dapat menjadi produktif memerlukan disiplin diri yang cukup besar. Untuk ini, eksekutif harus menentukan jenis rapat yang tepat dan kemduian mengacu pada bentuk rapat tersebut. Juga perlu untuk mengakhiri rapat segera sesudah tujuan spesifiknya tercapai. Eksekutif yang baik tidak memunculkan masalah lainnya untuk didiskusikan. Mereka meringkas dan menunda.

 

 

 

Artikel dapat dilihat di https://ardanakonsultan.com/uncategorized/menerjemahkan-re…n-bagi-eksekutif/